2024年度からすべての会社や個人事業主はネット販売などで購入したすべての請求書や領収書を紙に印刷して保存するのではなく、デジタルデータとしてパソコンやクラウドに保存しなければなりません。紙に印刷したものは税務署では認めないようになりました。

 

請求書や領収書をPDFなどデジタルファイルとして保存するときは、日付、相手先名、金額の3つをキチンと明記する必要があります。こうして、ファイル検索ですぐに必要なデータを表示できます。WordやExcelを使って請求書や領収書、仕訳帳や元帳を作成してください。

 

紙でもらってきた請求書や領収書は、スキャナーで取り込んでデータ化しても紙の請求書や領収書は保存しておく必要があります。もちろん、ネット購入した商品などの請求書や領収書は、デジタルのまま最長10年（最短7年）保存しなければ経費として認められませんから要注意です。

 

2024年度のフォルダーに経費のフォルダーを作成し、そこに企業別のフォルダーを作成してPDFなどのデジタルファイルを保存します。こうしたデータはバックアップ（別の媒体にコピーを保存）して不慮の事故に備えることも大切です。帳票を記入する時代が終わりました。

 

これからは、帳票もデジタル化されなければ税務署に納める税金が増えることもあり得ます。パソコンやスマートフォンの操作ができない人は、仕事に支障をきたす時代がやってきました。もう逃げることはできませんから、パソコンやスマートフォンの学習をしっかりやってください。