行政からの依頼でテレワークを導入し、通勤する人を8割減少させたいと発表している。これまで日本ではパソコンやスマートフォンのセキュリティ対策で自宅にファイルを持っていかない、自宅で仕事をさせない方針で仕事を行ってきた。今回の発表はまったくこの逆になる。

 

まず、どうしても会社にいかねばならないのは郵便物で請求書や納品書、領収書などがすべて郵送されてくる。これを転送依頼しなければならないが思うようにいかない。また、報告書や稟議書などへの署名捺印がネックになり出社することもある。日本は印鑑文化で、民間企業でも官庁関係でも印鑑は必須。

 

郵便物や稟議書など、これまで紙に書いて署名捺印していたものをすべて電子化して、これに電子署名するようにしなければならない。また、出退勤をカードで打刻していたものをアプリに変えなければならないが、どの勤怠管理アプリが安くて利用しやすいのかもわからない。

 

仕事を自宅でするとなるとネット環境を光回線などに整える必要があるが、個人負担だと厳しいので会社が幾ばくかを負担する必要もあるし、パソコンやスマートフォンがなければ会社で貸し出す必要もある。また、ネットワークの構築も必要になるがどのようにするのが良いのかわからない。

 

会社にかかってきた固定電話を総合窓口担当者のスマートフォンに転送して担当者のスマートフォンに転送するシステムの導入も必要だし、ウエブ会議システムのアプリをどれにするのかも決めなければならない。各自がパソコンやスマートフォンを使って会議できるようにすることも必要。

 

仕事の進捗状況を知ることも大切だし、ファイルを担当者が確認できるファイルの共有もできなければならない。オフィス365の導入やワンドライブに保存して共有する方法も徹底しなければならない。また、グループウエアーを導入して稟議書、申請書、報告、連絡などネット上で行えるようにしなければならない。

 

企業訪問していた営業もテレワークになるとパソコンやスマートフォンを使って営業しなければならず、相手企業がそれに対応してくださるのかも確認しなければならない。また、飲食などの接待が必須の営業では、接待できないことで売上が取れないことも予想される。さて、そこまで予算とリスクを取るべきか悩む経営者は多くいる。